Studi Kelayakan Proyek Teknologi Informasi

Standar

Banyaknya investasi proyek yang gagal, baik pada tahap pembangunan maupun tahap operasi, membuat perlunya ketepatan dan ketelitian dalam tahap studi kelayakan proyek agar risiko kegagalan seperti itu di kemudian hari dapat dikurangi dengan memperbaiki project managementnya.

Manfaat yang diperoleh dari studi kelayakan proyek
Manfaat dari studi kelayakan proyek IT ini adalah hasil dari laporan tertulis, isi dari studi kelayakan proyek ini mengungkapkan bahwa suatu rencana bisnis dapat direalisasikan. Laporan tadi dapat digunakan sebagai masukan utama dalam rangka mengkaji ulang untuk menyetujui atau sebaliknya menolak hasil studi kelayakan tadi. Laporan studi kelayakan haruslah menyatakan manfaat sebagai berikut:

* Memahami prosedur penyusunan studi kelayakan proyek yang profesional.
* Mengetahui hal-hal yang perlu diteliti dalam rangka penilaian kelayakan investasi atau
usaha bisnis.
* Mengetahui hal-hal yang perlu dipertimbangkan untuk mempersiapkan pengamanan
investasi.
* Memahami dasar-dasar penyusunan proyeksi dan evaluasi keuangan termasuk evaluasi
keuntungan proyek dengan metoda discounted cash flow, Internal Rate of Return (IRR),
dan Net Present Value (NPV).

Apa saja yang dibahas dalam studi kelayakan proyek IT?

* Peluang pasar dan pemasaran.
* Aspek teknis dan teknologi.
* Aspek organisasi dan manajemen.
* Kelayakan aspek keuangan.
* Identifikasi faktor kegagalan.

1. Aspek pasar dan pemasaran
Dari aspek pasar dan pemasarannya kita perlu tahu persis, segmen pasar yang dituju oleh perusahaan, kita juga perlu tahu persis siapa-siapa pelanggan perusahaan serta kemungkinan risiko akibat ketergantungan perusahaan pada beberapa pelanggan saja, risiko menurunnya daya beli konsumen yang dituju, kemungkinan pengembangan pasar di masa yang akan datang, hambatan-hambatan pemasaran produk serta faktor-faktor pemasaran lainnya.

Jangan hanya menawarkan harga murah, jika tidak menjual produk.
Dalam beberapa kasus, kita mungkin memasang harga tinggi pada produk yang ditawarkan. hal ini terjadi karena kita tidak memposisikan diri untuk mempersembahkan produk yang bernilai tambah kepada konsumen kita. Dengan kata lain, berikan selalu nilai tambah pada produk yang kita tawarkan.

Temukan pasar sebelum menciptakan produk.
Orang yang memulai bisnis dengan sebuah pengembangan produk baru kemudian mencari pasarnya akan mengalami kesulitan dalam menjalankan bisnisnya.
Temukan pasar dengan orang-orang yang telah siap untuk membeli sebuah produk.
Kebanyakan yang pertama kali dicari oleh pengusaha sukses adalah pasar baru kemudian mengembangkan produk yang secara konstan dicari dan dibeli oleh konsumennya.

Temukan pasar yang sudah ada.
Jika kita mengalami kesulitan dalam mengggambarkan siapa prospek proyek ini yang sebenarnya, maka kita akan menghadapi cobaan berat dalam menjual produk proyek ini. Masuklah ke pasar yang telah siap untuk membeli produk kita.

Testing adalah kunci keberhasilan.
Sebuah iklan mungkin bisa bekerja 10 kali lebih efektif dengan iklan lain yang hampir mirip untuk produk yang sama. Untuk itu,manajemen proyek harus selalu melakukan test untuk tajuk iklan, penawaran, jaminan, dan metoda meningkatkan permintaan lainnya. Penjual yang paling sukses tidak selalu yang paling pintar. Mereka adalah yang selalu melakukan test untuk memperoleh metoda yang paling baik tanpa pernah menyerah.

Ambil pasar yang paling kita sukai.
Jangan mengambil pasar atau produk berdasarkan uang. Temukan sesuatu yang benar-benar kita sukai. Jika kita bersemangat dengan pasar kita, maka kita akan menemukan cara yang mudah untuk menggelutinya sampai kita mencapai kesuksesan.

Temukan kesempatan yang paling mudah.
Jangan pilih produk yang berbiaya 500 juta yang memakan waktu 2 tahun untuk selesai, terutama bila kita sedang memulai sesuatu. Cari proyek yang hanya memakan waktu satu bulan. Memang cukup melelahkan bila sedang memulai, namun pastikan kita masih dalam jalur yang benar.

Hindari tantangan ketika memilih bisnis.
Tantangan yang sebenarnya akan muncul setelah kita selesai mendirikan suatu proyek. jadi, temukan proyek yang kita yakin dapat diselesaikan dalam jangka waktu pendek. Kebanyakan pemula tidak pernah dapat menyelesaikan proyek yang memakan waktu lebih sebulan.

2. Aspek teknis dan teknologi
Masalah Manajemen Operasional
Adalah suatu fungsi atau kegiatan manajemen yang meliputi perencanaan, organisasai, staffing, koordinasi, pengarahan dan pengawasan terhadap operasi perusahaan. Tugas manajemen operasional diperusahaan adalah untuk mendukung manajemen dalam rangka pengambilan keputusan masalah-masalah produksi/operasi.

Ada 2 masalah pokok yang akan di hadapi:

1. Masalah penentuan posisi perusahaan.
Penentuan posisi perusahaan dalam masyarakat bertujuan agar keberadaan perusahaan
sesuai dengan kebutuhan masyrakat, dan dapat dijalankan secara ekonomis efektif dan
efisien. Oleh kaena itu, perlu diputuskan bagaimana hendaknya posisi perusahaan di
tentukan. Keputusan meliputi, antara lain meliputi penentuan produk yang akan di
tawarkan ke pasar, termasuk menentukan kualitasnya.
2. Masalah operasional
Biasanya timbul pada saat proses produksi sudah berjalan. Untuk proses produksi yang
menghasilkan jasa, keputusan pada masalah operasional ini adalah, rencana produksi,
rencana persediaan bahan baku(komputer, koneksi internet, kabel data, listrik, dll)
penjadwalan kerja proses produksi, pengawasan dan monitoring kualitas dan pengawasan biaya produksi.

Masalah proses produksi dan operasi
Penentuan ide produk dan seleksi
Ide produk yang akan dipasarkan di ciptakan atas dasar masukan dari berbagai aspek, seperti aspek pasar dan pemasaran, teknis dan keuangan. Aspek teknis berguna untuk mengetahui apakah perusahaan mampu untuk membuat produk tersebut dengan segala sumber daya yang dimiliki. Sedangkan dari aspek keuangan, adalah menilai apakah produk tersebut jika dihasilkan akan mendatangkan keuntungan yang sesuai dengan apa yang diharapkan. Perlu adanya prototipe. Sebelum di jual atau dipasarkan misalnya software general ledger (akuntansi) untuk produk ready in use, setelah dibuat contohnya perlu diuji dulu untuk mengetahui apakah prototip ini sudah layak di implementasikan atau belum dan diuji lagi dan seterusnya sehingga sesuai harapan sehingga akhirnya tercipta design software yang bisa di implementasikan. Untuk mencoba menilai apakah produk sudah siap diproduksi yang akan di tawarkan ke pasar memiliki masa depan yang baik.

Perencanaan letak lokasi
Letak lokasi sebagai tempat proses produksi perlu dianalisis secara teliti karena sangat berpengaruh terhadap banyak aspek seperti biaya, ada 2 kemungkinan pertama, client datang ke lokasi perusahaan, seperti pasien mendatangi tempat praktek dokter. Kedua, penyedia jasa/produk mendatangi client, seperti mobil pemadam kebakaran mendatangi lokasi kebakaran.

Dari hasil analisis elemen diatas, pada aspek teknis dan teknologi, akan di dapat suatu pernyataan apakah rencana pengembangan proyek IT ini sudah dapat dianggap layak atau tidak layak. Jika rencana aspek teknis dan teknologi sudah dianggap layak, studi akan dilanjutkan ke aspek lain. Jika tidak layak untuk dikembangkan maka dapat dilakukan kajian ulang yang lebih realistis dan positif agar kajian mungkin akan menjadi layak. Apabila memang sulit untuk dianggap layak, sebaiknya rencana ini diakhiri saja.

3. Aspek organisasi dan manajemen
Sedangkan dari aspek organisasi dan manajemen, kita perlu memiliki gambaran yang jelas mengenai kapasitas terpasang serta kapasitas normal perusahaan, kemungkinan pengembangan kapasitas produksi, teknologi serta risiko ketinggalan zaman dari teknologi, bahan baku dan sumbernya (komputer, koneksi internet, server dll) serta risiko habisnya bahan baku, kualitas serta kuantitas ketersediaan tenaga kerja, dan hal-hal lain yang berhubungan dengan operasional perusahaan.

Demikian juga pemahaman akan industri sangatlah penting, paling tidak kita mengetahui sudah berada pada tahap mana produk perusahaan jika dipandang dari industrial life cycle nya. Karena dasar penilaian adalah proyeksi dan prediksi kondisi perusahaan di masa yang akan datang, maka kajian mengenai peluang dan ancaman yang berasal dari aspek makro harus pula mendapat perhatian khusus dalam proses valuation ini.

Manajemen dalam pembangunan proyek bisnis maupun manajemen dalam implementasi rutin bisnis adalah sama saja dengan manajemen lainnya. Yang berfungsi sebagai aktivitas-aktivitas perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan dan pengendalian. Pada sisi tingakatan manajemen, perencanaan bila di golongkan ke dalam tingkatan manajemen akan terbagi dua, yaitu perencanaan strategis dan perencanaan fungsional.

Penjelasannya adalah sebagai berikut:

Perencanaan strategis
Perencanaan ini merupakan bagian dari manajemen strategis, terfokus pada bagaimana manajemen puncak menentukan visi, misi, falsafah, dan strategi perusahaan untuk mencapai tujuan perusahaan dalam jangka panjang.

Perencanaan operasional
Merupakan bagian dari strategi operasional yang lebih mengarah pada bidang fungsional perusahaan. Perencanaan ini juga berfungsi untuk memperjelas makna suatu strategi utama dengan identifikasi rincian yang sifatnya spesifik. Penyusunan suatu perencanaan jangka pendek dan penerapannya dalam bentuk program kerja perlu memperhatikan anggarannya.

4. Kelayakan aspek keuangan
Tujuan menganalisis aspek keuangan dari suatu studi kelayakan proyek adalah untuk menentukan rencana investasi melalui perhitungan biaya dan manfaat yang di harapkan dengan membandingkan antara pengeluaran dan pendapatan, seperti ketersediaan dana, biaya modal awal, kemampuan proyek untuk membayar kembali dana tersebut dalam waktu yang telah ditentukan dan menilai apakan proyek akan dapat berkembang terus.

Kebutuhan dana dan sumbernya
Untuk merealisasikan proyek IT di butuhkan dana untuk investasi. Setelah jumlah dana yang dibutuhkan diketahui, selanjutnya yang perlu ditentukan adalah dalam bentuk apa dana tersebut didapat, yang jelas, yang akan dipilih adalah sumber dana yang mempunyai biaya paling rendah dan tidak menimbulkan masalah bagi perusahaan.

Dana tersebut adalah aktiva tetap berwujud seperti:

* Tanah
* Bangunan
* Kantor dan perangkat komputer hardware dan software

Aktiva tetap tak berwujud:

* Hak Paten
* Lisensi
* Biaya-biaya pendahuluan
* Biaya-biaya sebelum proses produksi

Selain untuk aktiva tetap, dana juga dibutuhkan untuk modal kerja, setelah dana yang di perlukan diketahui, selanjutnya di tentukan dalam bentuk apa dana tersebut di dapat, melalui sumber dana antara lain:

1. Modal pemilik perusahaan
2. Saham yang diperoleh dari penerbitan saham di pasar modal
3. Obligasi yang diterbitkan oleh perusahaan dan dijual di pasar modal
4. Dana kredit yang diterima dari bank
5. Sewa guna (leasing) dari lembaga non-bank

Penentuan aliran kas (cash flow)
Laporan perubahan kas (cash flow statement) disusun untuk menunjukkan perubahan kas selama satu periode tertentu serta memberikan alasan mengenai perubahan kas tersebut dengan menunjukkan dari mana sumber-sumber kas dan penggunaan-penggunaannya. Pada saat kita menganalisis perkiraan arus kas di masa datang, kita berhadapan dengan ketidakpastian. Akibatnya, hasil perhitungan diatas kertas itu dapat menyimpang jauh dari kenyataannya. Ketidakpastian itu dapat menyebabkan berkurangnya kemampuan untuk development proyek tersebut dalam beroperasi untuk menghasilkan laba bagi perusahaan.

Urutan prioritas
Apabila dijumpai beberapa proyek yang feasible atau layak untuk dilaksanakan, padahal hanya akan melaksanakan satu atau sebagian aja dari usulan-usulan itu karena keterbatasan sumber daya manusia dan dana, maka dapat dilakukan pengurutan prioritas (ranking) untuk menentukan usulan proyek yang paling layak.

Dari hasil analisis terhadap elemen-elemen aspek keuangan nanti akan berupa suatu pernyataan apakah rencana bisnis dianggap layak atau tidak layak.

Kajian mengenai biaya modal (Cost of Capital)
Cost of Capital bertujuan untuk menentukan berapa besar biaya riil dari masing-masing sumber dana yang akan di pakai dalam berinvestasi. Untuk menghitung keseluruhan dana yang di pakai, rincian analisis biaya dari sumber pembelanjaan ditentukan oleh:

* Biaya utang
* Biaya modal sendiri
* Biaya laba yang ditahan

Dana pada kas akan dimanfaatkan untuk membiayai pembangunan investasi sedangkan
operasional cash flow merupakan rencana pendanaan keluar-masuk arus kas jika proyek sudah dioprasionalkan.

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s